Spela in ett Teams-möte

Grundflödet är kort, och ser likadant ut i skrivbordsappen och webbversionen.

Det här är den vanligaste frågan, och orsaken är nästan alltid en av tre.

Din organisation har stängt av inspelning. IT-avdelningen styr det centralt, och det går inte att kringgå i klienten. Fråga dem om det gäller alla möten eller bara vissa.

Du har fel roll i mötet. Deltagare kan normalt inte spela in, bara arrangör och medarrangörer. Är någon annan värd får du be dem starta inspelningen.

Mötet ligger hos en annan organisation. Är det kundens möte gäller kundens regler, och du är gäst där. Din egen organisations inställningar spelar ingen roll.

Det sista är värt att stanna vid, för det är där de flesta fastnar i praktiken. Säljare och konsulter sitter i möten som kunden bjudit in till, och där finns sällan någon inspelning att hämta.

Kort svar: oftast ja, men ni behöver informera deltagarna, och som organisation behöver ni ha tänkt igenom varför ni spelar in. Här är det som brukar blandas ihop.

Att spela in ett samtal du själv deltar i är inte olagligt i Sverige. Brottsbalkens regel om olovlig avlyssning träffar den som i hemlighet lyssnar på eller spelar in ett samtal som hen inte deltar i. Deltar du i mötet omfattas du alltså inte av den.

Men det är inte hela frågan. Spelar ni in i en organisation behandlar ni personuppgifter, och då gäller dataskyddsförordningen. Ni behöver en rättslig grund för behandlingen, ni behöver informera de registrerade om vad ni gör och varför, och ni behöver ha bestämt hur länge inspelningen sparas.

Att Teams visar en notis när inspelningen startar räcker inte som information enligt GDPR. Notisen säger att något spelas in, inte varför, hur länge det sparas eller vem som får se det. Det ansvaret ligger kvar hos er.

Handlar mötet om känsliga saker, till exempel ett medarbetarsamtal eller något som rör hälsa, ska ni vara särskilt försiktiga. Där är ofta det klokaste att fråga i förväg och respektera ett nej.

Det här är en allmän orientering, inte juridisk rådgivning. Reglerna beror på vad ni spelar in, varför, vilka som deltar och vilken bransch ni är i. Gäller det något känsligt, eller möten med personer utanför organisationen, ta det med den som ansvarar för dataskydd hos er.

Det här är det praktiska problemet som Teams inte löser. Ligger mötet i kundens kalender är det deras inställningar som avgör om det går att spela in eller transkribera, och deras inspelning som hamnar i deras lagring. Du får inget.

Två vägar finns. Antingen ber du värden starta inspelning och dela den, vilket fungerar men förutsätter att de kommer ihåg det varje gång. Eller så tar du in ett eget verktyg som ansluter till mötet som deltagare.

En mötesbot ansluter som en gäst, syns i deltagarlistan och spelar in det den hör. Värden behöver släppa in den ur lobbyn precis som vilken extern deltagare som helst. Diktly fungerar så, och gör det för både Teams och Google Meet. Ni får transkript, sammanfattning och en lista över vem som ska göra vad, på svenska, oavsett vems möte det var.

Samma öppenhetskrav gäller förstås. Boten syns med namn i mötet, och det ska den göra. Ett verktyg som spelar in i smyg är fel oavsett vad lagen säger.

En inspelning är sällan svaret på frågan man egentligen har. Ingen tittar om en timme möte för att hitta vad som bestämdes.

Det som gör inspelningen användbar är texten: ett transkript att söka i, en sammanfattning att läsa och en lista över åtgärder att följa upp. Teams transkribering ger dig texten, och AI-anteckningar ger en sammanfattning om ni har rätt licens.

Vill ni ha protokollet i er egen struktur, eller behöver ni täcka möten som ligger utanför er egen Teams-miljö, behövs oftast något mer. Vår guide om mötesprotokoll har en mall att utgå från.