Styrelseprotokoll mall: så för ni protokollet från styrelsemötet

Ett styrelseprotokoll är det skriftliga beviset på vad styrelsen har beslutat. Det ska inte återge hela diskussionen. Det ska visa vilka som deltog, vilka frågor som behandlades och vad som bestämdes.

För ett aktiebolag är protokollet inte frivilligt. Enligt aktiebolagslagen (8 kap. 24 §) ska det föras protokoll vid styrelsens sammanträden. Protokollet ska undertecknas eller justeras av ordföranden och av minst en ledamot som styrelsen utser. En ledamot har rätt att få en avvikande mening antecknad. Protokollen ska föras i nummerföljd och förvaras på ett betryggande sätt.

I en förening styrs protokollet främst av föreningens stadgar. Läs dem innan ni bestämmer hur ni justerar och arkiverar.

Kopiera texten nedan och byt ut det som står inom hakparentes.

Protokoll fört vid styrelsemöte i [Bolagets namn], org.nr [nummer]

Protokoll nr: [löpnummer] · Datum: [datum] · Tid: [tid] · Plats: [plats eller Teams/Google Meet]

Närvarande ledamöter: [namn] · Övriga närvarande: [namn och roll] · Frånvarande: [namn]

• § 1 Mötets öppnande. [Ordförande] förklarade mötet öppnat.
• § 2 Val av protokollförare och justerare. Till protokollförare valdes [namn]. Att jämte ordföranden justera protokollet valdes [namn].
• § 3 Beslutsförhet. Mötet var behörigen sammankallat och beslutsmässigt.
• § 4 Dagordning. Den föreslagna dagordningen godkändes.
• § 5 Föregående protokoll. Protokoll nr [nummer] lades till handlingarna.
• § 6 [Ärende]. [Kort bakgrund.] Styrelsen beslutade att [beslut]. Ansvarig: [namn]. Klart senast: [datum].
• § 7 Övriga frågor. [Fråga och eventuellt beslut.]
• § 8 Nästa möte. Hålls [datum].
• § 9 Mötets avslutande. Ordföranden förklarade mötet avslutat.

Vid protokollet: [namn och underskrift]

Justeras: [ordförande] · [justerare]

Mallen blir bara så bra som det ni skriver i den. Ett styrelseprotokoll ska gå att förstå för någon som inte var med, till exempel en revisor eller en ny ledamot om ett år. Håll därför texten kort och låt besluten stå i centrum. Fem enkla vanor gör stor skillnad:

• Skriv beslut, inte samtal. "Styrelsen beslutade att anta budgeten för nästa år" räcker.
• Numrera protokollen i följd. Börja om varje år eller fortsätt i en lång serie, men var konsekvent.
• Anteckna reservationer. Vill en ledamot reservera sig ska det stå i protokollet.

Vill du ha en enklare mall för veckomöten och projektmöten? Läs vår guide om mall för mötesprotokoll.

• Ett ärende per paragrafDå går det att hänvisa till exakt rätt beslut senare, till exempel "§ 6 i protokoll nr 4".
• Ansvar och datumEtt beslut utan ansvarig blir lätt liggande till nästa möte.

Den svåra delen är sällan mallen. Det är att lyssna, delta och skriva samtidigt. Diktly tar den rollen.

Boten går med i styrelsemötet i Microsoft Teams eller Google Meet. Sitter ni i samma rum kan ni spela in i webbläsaren eller i appen, och har ni redan en ljudfil kan ni ladda upp den. Diktly skriver ned vad som sägs med namn och tid och gör ett protokoll där besluten står tydligt.

Uppgifter som delas ut på mötet samlas så att varje person ser sitt. Läs mer om uppgifter från möten. Med Fråga Diktly kan ni sedan söka i tidigare möten, till exempel "vad beslutade vi om lokalen i våras?".

Protokollet som Diktly skriver är ett utkast. Ordföranden och justeraren läser, rättar och skriver under som vanligt.

Berätta i kallelsen och vid mötets början att mötet spelas in och varför. Då vet alla vad som gäller innan ni börjar prata om ärendena.

Styrelsemöten tar ofta upp känsliga frågor, som ekonomi, personal och avtal. Bestäm därför i förväg vem som får se inspelningen och hur länge den sparas. Skriv gärna in det i styrelsens arbetsordning så att det inte behöver diskuteras på varje möte.

I Diktly kan ni markera ett möte som privat. Mötesdata lagras i Stockholm, och vilka underbiträden som anlitas står på sidan om underbiträden.

Vill du veta mer om reglerna kring inspelning? Läs guiden om att spela in möten lagligt.